Word, un logiciel plein de ressources…
Même pour les maquettistes!
Vous utilisez Word quasiment au quotidien?
Vous pensez que les professionnels du graphisme ne jurent que par la suite Adobe (In design, photoshop et Illustrator)?
Je vous explique dans cet article comment moi, Linda Perrotin, je peux faire de Word NOTRE meilleur outils de travail commun.
• BESOIN ET CONTEXTE (cas concret)
Mme M-S F de chez IFI (Centre de formation) et moi avons déjà travaillé ensemble sur un de ses supports de communication.
Aujourd’hui elle revient vers moi car elle a de nombreux documents Word qu’elle utilise au quotidien : Un catalogue de formation et des fiches pour chaque formations.
Elle les a mis en page, seule, sur la base de template.
Avec le temps et les nombreuses mises à jour, elle ne les trouve plus très adaptées. Elle souhaite savoir si je peux faire quelques choses ?
Ohhhh que oui! C’est tout ce que j’aime et mon coeur de métier : (re)structurer des fichiers afin de les rendre attractifs et lisibles sans que ce soit au détriment de la qualité du message en lui-même… Et tout ceci à travers un document « fonctionnel » et (ré)utilisable.
Dans le cas présent il est impératif de conserver Word pour la mise en page : Les mises à jours sont hebdomadaires et mme. M-S F doit pouvoir les faire en toute autonomie.
Elle ne maîtrise pas InDesign et ne va pas me demander à chaque fois qu’il faut changer une date de formation ou un lieux! 😉
Elle a besoin d’une base de travail (template) qu’elle pourra facilement prendre en main sans que cela devienne une « usine à gaz ».
Dans l’idéale pour les fiches formations elle souhaite conserver un A4 recto seul.
C’est également l’occasion d’homogénéiser ces documents avec le reste de sa communication (couleurs, typographies…)
• SOLUTION WORD
Alors oui je suis une fane d’InDesign et oui Word a ses limites en terme de création graphique. Ce n’est pas son rôle! C’est un logiciel de traitement de texte!
Mais vous allez voir qu’on peut faire de belles mises en page avec Word!

> Les feuilles de styles dans Word
Bien souvent, en échangeant avec mes clients ou mon entourage je constate à quel point les feuilles de styles sont sous-exploitées.
Je les utilises systématiquement dans InDesign et je les recommande très largement dans Word également.
>> MAIS KÉZAKO LES FEUILLES DE STYLES?
Quand on n’est pas habitué, cela peut prendre un peu de temps au départ pour la prise en main, mais le temps gagné au final sera très apprécié.
Il s’agit de donner et enregistrer des paramètres pour les différents niveaux de texte que vous avez : Vous dites à Word que votre grand titre est de telle taille, de telle couleur avec tel espace avant ou après, que votre paragraphe d’introduction est décalé de tant de millimètres et qu’il sera toujours suivi d’une citation qui aura telle forme…
En fait vous « programmez » toutes les infos. Une fois ce travail effectué, à chaque fois que vous intégrez une phrase/ mot/ paragraphe vous lui attribuez un style crée.
>> À QUOI BON TOUT CE TRAVAIL?
Pour commencer vous n’aurez plus besoin de taper 10 fois sur « chariot » pour « laisser de l’espace » sous le titre (Oui! Oui! Je vous ai vu)
Tout votre document sera homogène (Vous souvenez-vous de l’espace que vous aviez mis après le sous-sous-titre au début du document? Et de la couleur du sous-sous-sous-sous titre?… (Encore vu : Vous avez fait rouler la molette pour remonter au début!!)
Imaginez qu’au bout de la 30e page de rapport (ou 15e fiche pour mme M-S F) vous avez changer d’avis. Vous souhaitez mettre finalement un retrait moins important ici ou changer la couleur là… Votre chef vous demande que le texte soit beaucoup plus gros parce que vraiment, là, il n’arrive pas à lire…
Eh bien vous serez en mesure de changer cela en quelques clics dans tout votre document. Quel que soit le nombre de pages ! Je vous garantie que vous allez vous aimer et ne pas regretter d’avoir fait le travail de mise en style en amont.
> Et votre maquettiste préférée dans tout ça?
Je le fais pour vous si vous ne savez pas du tout de quoi je parle, que vous ne maîtrisez pas les feuilles de styles sur Word ou si vous n’avez tout simplement pas le temps de préparer la base. Bien sûr, ensuite, vous n’avez pas à vous préoccuper de modifier les paramètres, il vous suffit juste de savoir/apprendre sur quel style cliquer!
> Voici le résultat en image pour les besoins de mme M-S F :


Alors convaincus que l’on peut faire aussi de belles mise en page sous Word?
Merci à mme M-S F pour sa confiance, pour m’avoir permis de « kiffer » mon métier et autorisé à publier ces visuels.
Le contenu et la mise en page sont sujets aux droits de la propriété.